Ateliers UX hybrides : comment réussir sur un format mi-présentiel & mi-distanciel ?

Le présentiel revenant à grands galops, que penser de ce format d’atelier UX hybride mi-présentiel, mi-distance ? Quelques clés pour réussir !
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Mi-présence mi-distance, oui ou non ?

Les ateliers n’échappent pas à la tendance du travail à distance : contraints de nous ré-inventer durant la crise covid-19 & de trouver les bonnes recettes pour créer de l’intelligence collective par écrans interposés, nombre d’entre nous sont passés maîtres dans l’art de réussir cet exercice périlleux.

Le présentiel revenant à grands galops, lorsqu’il est question d’organiser un atelier, j’entends toujours cette nouvelle question : “En présentiel ou à distance ?”. Entre nous : quel bonheur de pouvoir de nouveau choisir très naturellement le présentiel pour créer un moment fédérateur. 

Mais après avoir défini la liste des participants les plus pertinents pour répondre aux objectifs de la session, je suis très souvent confrontée à ceci : une partie des participants sera présente, et l’autre partie ne peut se rendre disponible qu’à distance. Que penser de ce format hybride ? Comment réussir sur ce format mi-présentiel, mi-distanciel ?

D’apparence peu pratiques, les ateliers UX sur format hybride peuvent cependant être une réelle opportunité d’impliquer des interlocuteurs stratégiques à l’agenda très chargé, des personnes situées ailleurs sur le territoire, ou des personnes devant beaucoup se déplacer pour les besoins de leurs fonctions. Tout dépend en réalité des objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre atelier.

Lorsqu’une partie des participants accepte de participer en visio à un atelier en présentiel, il me semble important en tant qu’organisateurs & garants de la méthode de nous laisser la possibilité d’accepter, ou d’alerter sur ce mode de fonctionnement, en fonction de ce que nous souhaitons collectivement atteindre.

Quelques pré-requis

Les ateliers UX hybrides que j’ai eu l’occasion de réaliser cette année m’ont donné du fil à retordre. Et pour cause ! Voici une liste de pré-requis non exhaustive tirés de mes meilleures et de mes pires expériences :

1/ Une disponibilité de tous sur le créneau de l’atelier

Un premier critère clé est de savoir à l’avance qui sera à distance et qui sera en présence. Assurez-vous également que tous les participants (sur place ou à distance) peuvent se rendre disponibles sur la totalité du créneau de l’atelier UX. Évident, me direz-vous ! Mais cela reste un point important à vérifier pour les raisons suivantes : certains participants pourraient accepter de participer à distance pour avoir l’opportunité de s’absenter sur un créneau de l’atelier ou pour pouvoir s’éclipser avant la fin pour enchaîner plus facilement avec autre chose. Et c’est très naturel de vouloir maximiser son temps ! Mais qu’importe le format et nous ne le dirons jamais assez : une condition de la réussite d’un atelier UX est la possibilité pour les participants de s’y investir pleinement sur le temps nécessaire.

2/ Des outils & une configuration optimale

La configuration matérielle a effectivement un rôle majeur à jouer. Faire en sorte que chaque participant se sente à l’aise, puisse écouter et se faire entendre, et participer pleinement aux activités de l’agenda, sont différents prérequis nécessaires à la réussite de votre atelier hybride.

Pour les participants en présentiel, choisissez un lieu fonctionnel et stimulant, mais surtout : équipé. Idéalement : deux écrans, un pour projeter et l’autre pour voir les participants à distance, des enceintes pour bien les entendre dans la salle, une webcam sur place qui permettra à ceux à distance de vous voir, ainsi qu’une ou plusieurs pieuvres pour capter les différents échanges dans la salle. 

Pour les participants à distance, choisissez l’outil de visioconférence qu’ils ont l’habitude d’utiliser. Ensuite, vérifiez avec eux qu’ils seront dans une configuration de visio optimale : qu’ils auront accès à un endroit calme, une bonne connexion, ainsi qu’un bon équipement son & vidéo.

Pour faciliter les échanges pendant les séquences de votre atelier et particulièrement pour rassembler les synthèses de vos exercices, choisissez un outil collaboratif tel que Miro, Mural, ou Figjam. Cela permettra à tous les participants, sur place ou à distance, d’avoir à disposition un visuel commun, centralisé et unique auquel se rattacher. Au risque de perdre l’énergie du présentiel, cela assurera une dynamique inclusive pour votre workshop.

Certaines plateformes collaboratives telles que WorkAdventure ont même cherché à aller encore plus loin : recréer un espace physique, mais en ligne. Vous y incarnez un personnage dans un bureau virtuel et vous pouvez entrer en contact très facilement avec une ou plusieurs personnes. Vous pouvez par exemple recréer votre espace d’atelier en ligne, avec vos participants ! Les avantages sont multiples : cette solution intègre directement les outils de tableau blanc cités précédemment & elle délivre une expérience plus fluide pour les participants qui seraient à distance.

3/ Une conception des séquences du workshop millimétrée & en miroir

Nous connaissons déjà toute l’importance du temps consacré à la conception et à la préparation d’un atelier UX. Lorsqu’il s’agit d’un atelier hybride, il s’agit lors de cette phase d’avoir en tête à la fois l’expérience des participants à distance pendant la session, ainsi que l’expérience des participants sur place. 

C’est là, selon moi, toute la complexité des ateliers UX hybrides : trouver des exercices qui fonctionnent aussi bien en visio que sur place, pour répondre aux objectifs de la session et aligner les participants. Une manière de faire que vous pourriez utiliser est la suivante : partez de votre ratio personnes en présence VS personnes à distance. Si la majorité de vos participants sont en présence, cherchez les meilleurs exercices à réaliser sur place. Ensuite, cherchez à en créer le miroir pour les participants à visio, et posez vous les questions suivantes : l’expérience de tous sera-t-elle optimale ? cela contribue-t-il à fédérer les participants ? atteignons-nous les objectifs de notre atelier avec cela ?

4/ Une répartition claire des rôles des animateurs pour impliquer tous les participants

Un des risques naturels d’un atelier hybride est d’oublier au fur et à mesure de la session le groupe de participants le moins nombreux. Par exemple, si vous menez un atelier avec 15 personnes dans un espace d’idéation et que 3 personnes se trouvent en visio, le risque est d’oublier de faire participer les personnes à distance. Pour pallier cela et encore une fois, une organisation rigoureuse est de mise pour les animateurs. 

En effet, si vous êtes plusieurs, répartissez-vous les rôles de manière à ce qu’un 1 animateur soit désigné garant de la création de liant entre les participants à distance et ceux en visio : il sera en charge de la bonne implication de tous & d’ouvrir des temps de parole pour chacun. Le(s) autre(s) animateur(s) devront, quant à eux, être garants du timing pour que l’atelier puisse être mené jusqu’à son terme malgré cela et ainsi atteindre les objectifs de la session.

Ok, mais comment créer du lien entre les personnes ?

Mener un atelier UX, c’est créer de l’intelligence collective, co-créer des hypothèses de solutions, aligner & fédérer une équipe, entre autres. Bref, passer un bon moment ensemble et faire en sorte que deux idées combinées valent mieux qu’une. Lors d’un atelier hybride, il faut arriver à atteindre cela en gommant cet effet “il y a 2 groupes, celui en présence, celui à distance” et recréer du liant pour que l’équipe globale se soude.

Nous l’avons vu dans le paragraphe précédent, cela passera beaucoup par la mobilisation des animateurs à embarquer les participants. Mais cela passera également par les séquences que vous aurez préparé pour votre atelier. Nous savons les effets bénéfiques que peuvent avoir les ice-breakers & autres energizers sur la mobilisation d’un groupe : il s’agit de les soigner encore davantage lors d’un atelier hybride. Choisissez autant que possible des exercices qui fonctionnent tout aussi bien en visio ou sur place, avec lesquels vous pouvez sans trop d’efforts créer des équipes mixtes. Voici un exemple d’exercice que j’ai eu l’occasion de pratiquer lors d’atelier hybrides : https://miro.com/miroverse/ultimate-collage-competition/

Bien que les ateliers UX mi-présentiel mi-distanciel peuvent nécessiter une planification pointue et un temps de préparation souvent un poil plus conséquent, ils peuvent s’avérer plus performants que ceux réalisés uniquement en présentiel ou uniquement à distance car ils ont l’avantage d’être plus inclusifs : pouvoir mobiliser des personnes que vous n’auriez pas pu avoir autour de la table sinon et ainsi recueillir une matière précieuse pour bâtir.

Et vous, pour ou contre les ateliers UX sur un format mi-présentiel mi-distanciel ? Avez-vous d’autres pré-requis à partager que ceux partagés dans cet article ? Échangeons autour d’un thé glacé et quelques histoires drôles d’ateliers réussis ou ratés : cindy.renard@digilityx.com

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AUTEUR(S)

Cindy Renard
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Cindy Renard
Consultante UX

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