Travail à distance / Remote : comment optimiser ses vidéoconférences ? Remotyx 1

March 23, 2020

La semaine dernière, les modes de travail ont changé d’un coup et ne nous ont laissé que peu de temps pour nous préparer à cette nouvelle organisation. Alors comment être efficace, même à la maison ?

En tant que consultants, nous avons l’habitude de travailler en remote. Nous nous proposons donc de vous accompagner au cours des prochaines semaines et de vous transmettre nos meilleurs conseils pour que vous restiez performant, même en chaussettes depuis votre canapé.

Pour ce premier article, nous avons choisi de vous parler des vidéoconférences et des principaux outils qu’on utilise dans ce domaine. On espère que vos visios en seront optimisées. Bonne lecture ! 

Comment se prépare une vidéo conférence et que faut-il prévoir en amont ?  

Communiquez les détails de la réunion bien en avance. Les informations relatives à l'appel, les liens vidéo et les instructions pour l'inscription des participants doivent être communiqués à l'avance afin de réduire les retards ou les interruptions dans votre présentation. Un rappel de l'évènement quelques heures avant peut être utile. 

Arrivez 10/5 min avant. Si vous êtes l’initiateur de la vidéoconférence, en vous connectant le premier, vous aurez l’occasion de tester votre outil, votre connexion, et  d’accueillir les premiers participants. Cela vous permettra d’établir un contact privilégié avec ces derniers.

N’hésitez pas à refuser les retardataires au delà des 10 premières minutes. Cela peut paraître strict, mais en les acceptant, vous allez perturber l’ensemble de votre auditoire. La concentration des participants sera mise à l’épreuve, ainsi que votre agenda et les différents points que vous avez choisi d’évoquer. Enfin, vous prendrez surement du retard car il vous faudra répéter vos premiers points. 

Prévoyez une solution de secours. Nous pouvons le constater actuellement, ces outils connaissent des perturbations étant donné un trop grand nombre de connexions. Il est donc important de toujours avoir une solution de secours via appel téléphonique. La plupart des outils le propose par défaut. Zoom et Hangout proposent par exemple un numéro de téléphone qui fonctionne avec un code d’accès. Cela a sauvé bien des visios! Vous pouvez également prévoir un second outil, mieux vaut être bien préparé et ne pas se laisser prendre au dépourvu. 

Quelle posture adopter pendant votre vidéoconférence ?  

Éliminez les distractions visuelles. Créez votre bulle. Vous devez pouvoir vous concentrer sur votre réunion et uniquement sur votre réunion ! Pas sur les pigeons qui viennent nicher dans votre jardinière. Si vous n’êtes pas concentrés, vos participants ne le seront pas non plus ! Evitez également les distractions sur votre poste de travail: fermez votre slack, votre whatsapp, … Vous éviterez ainsi les notifications intempestives lors de votre vidéoconférence. 

Essayez d’établir un contact visuel. Sans toutes ces distractions, il vous sera plus facile d'établir un contact visuel. Même si cela reste par écrans interposés, n’hésitez à regarder votre webcam. Cela vous permettra de garder le focus sur ce que vous avez à dire et boostera la concentration de vos participants. 

Surjouez un peu votre discours. Par vidéoconférence, les gestes ne sont pas aussi bien vus qu’en présentiel. N’hésitez donc pas à forcer sur vos intonations ainsi qu’à exagérer votre gestuelle. Vous capterez mieux l’attention, et illustrerez mieux vos propos.

Quels outils utiliser ? Notre reco du moment.

Ceux à favoriser, notamment si vous travaillez en entreprise 

Les outils intégrés à votre environnement (Teams, skype, google hangout, …) : Votre entreprise vous aura surement déjà pourvu d’un outil de visioconférence. Il est très important d’utiliser cet outil pour respecter les consignes de sécurité de votre entreprise. 

  • Intégré à votre environnement
  • Gratuit 
  • Dimensionné à vos besoins
  • Certains ne proposent pas l’enregistrement vidéo

ZOOM (https://zoom.us/) :  Le plus tendance et le plus partagé en ce moment.

  • Vision multi écrans 
  • Possibilité de diviser les salles 
  • Enregistrement video 
  • Payant 

Jitsi (https://meet.jit.si/) : Outil basé sur l’open source

  • Gratuit
  • Enregistrement video 

et il y a les autres : Go to meeting (https://www.gotomeeting.com), Join.me (https://www.join.me/), Appear.in (http://appear.in/)

Vous souhaitez en apprendre plus sur le travail à distance, n'hésitez pas à nous contacter




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